Trier. Am Donnerstag, dem 13. Februar trafen sich, nach Einladung durch die Leitung Kreisausbildung des LK Trier-Saarburg, die Sachbearbeiter vom Kreis und den Verbandsgemeinden sowie Kreisausbildungsverantwortliche im großen Sitzungssaal der Kreisverwaltung Trier-Saarburg. Der Leiter der Kreisausbildung Christoph Düpont und seine Stellvertreterin Christine Scherf hatten das Treffen mit dem Fokusthema „Organisation der Kreisausbildung mit dem BKS-Portal.rlp“ organisiert, um gemeinsam Chancen und Herausforderung in der digitalen Zusammenarbeit zu diskutieren. Mit dabei waren auch zwei Vertreter der Feuerwehr der kreisfreien Stadt Trier, die sich für die Neuerungen der digitalen Unterstützung mit der vom Land bereitgestellten Online-Plattform interessiert zeigten. Darüber hinaus waren Bernd Dochow (ADD) und Heiko Schweig (ADD) als offizielle Vertreter der Landesbehörden vor Ort, sowie Flemming Götz als Vertreter des Portal-Entwicklerteams der Forschungsgruppe Verwaltungsinformatik (Universität Koblenz-Landau).
Nach Begrüßung durch die Kreisausbildungsverantwortlichen, erläuterte Bernd Dochow (ADD) zusammenfassend die mit der Bereitstellung und Weiterentwicklung des BKS-Portal.rlp vom Land verfolgten Ziele und betonte, dass durch die kontinuierliche und gemeinsame Weiterentwicklung des BKS-Portals eine langfristige Entlastung der haupt- und ehrenamtlichen Funktionsträger erzielt werden kann. Zentrale Voraussetzung dafür sei aber eine gewisse Neugier, um sich selbst auf die mit der Digitalisierung verbundenen Änderungen einzulassen.
Im Anschluss daran erläuterte Flemming Götz (UKL) die vielseitigen Möglichkeiten, die das BKS-Portal.rlp mittlerweile für die Unterstützung der Organisation der Kreisausbildung bietet. Diese umfassen weit mehr als die Bedarfsmeldung über das eigens dafür entwickelte Kreisausbildungsmodul. Auch der zu Teilen öffentliche Organisationsbereich wird von vielen BKS-Aufgabenträgern genutzt, um unter anderem Lehrgangstermine, Informationsmaterial und Kontaktinformationen zugänglich zu machen. Der Kreisausbildungsbereich des Landkreises Trier-Saarburg ist hierfür ein gelungenes Beispiel. Darüber hinaus werden interne Organisation und Bedarfsmeldung durch die verschiedenen in Geschützten Räumen bereitgestellten Module unterstützt. Bei Einsatz und Nutzung der verschiedenen Funktionen zur Unterstützung der Vorgänge ist jedoch Kreativität gefragt, um die Funktionalität nutzenbringend für die Abläufe der Kreisausbildung einzusetzen.
Im Zuge der darauffolgenden Diskussion bezüglich der Unterstützung zur Bedarfsmeldung über das Portal zeigte sich, dass die Konstellation des anwesenden Personenkreises richtig gewählt war. Es entstand eine konstruktive Atmosphäre um das Thema, wie existierende Abläufe sinnvoll mit der vorhandenen Funktionalität unterstützt werden können, sodass sowohl Kreisausbildungsverantwortliche als auch Sachbearbeiter der Verbandsgemeinden entlastet werden. Zu den geäußerten Ideen gehörte z.B. der Einsatz eines Webformulars zur Beantragung von Änderungen nach der Bedarfsmeldung, die im Landkreis Trier-Saarburg seit diesem Jahr ebenfalls über ein solches Formular erfolgt (s. Musterformularbereich). Bei den Webformularen wurde die Anzeige bereits eingereichter Ergebnisse aktiviert, damit sich die Sachbearbeiter den übermittelten Bedarf im Nachhinein nochmal ansehen können. Um Dokumente zur Organisation der Kreisausbildung auszutauschen wurde beschlossen Dokumentenbibliotheken zu den Bedarfsmeldeseiten des Kreisausbildungsmoduls hinzuzufügen.
Neben den zu entdeckenden Möglichkeiten, vorhandene Funktionen effektiv einzusetzen und besser zu nutzen, gab es auch einige Vorschläge für die Erweiterung des Funktionsumfangs. Beispielsweise sollen entsprechende Voraussetzungen geschaffen werden, damit der Aufwand zur Dateneingabe für die Beteiligten in Zukunft deutlich reduziert werden kann.
Als Fazit zum Treffen des Landkreises Trier-Saarburg betonte Christoph Düpont die Wichtigkeit, die Kommunikation zwischen den Beteiligten am Laufen zu halten, um das tolle Engagement für das wichtige Thema Kreisausbildung auf allen Seiten zu nutzen und zu stärken.