Organisatorische und datenschutzrechtliche Regelungen zur Mitarbeit kommunaler und sonstiger Aufgabenträger des BKS bei der Projektarbeit

1. Zielsetzungen und Organisation

Gerade im Bereich der Behörden und Organisationen mit Sicherheitsaufgaben – kurz BOS genannt – ist die zeitnahe Bereitstellung von Wissen und Informationen entscheidend für eine effektive Aufgabenwahrnehmung.

Mit dem BKS-Portal.rlp, dass durch Frau Innenstaatssekretärin Heike Raab auf der CeBIT 2013 für den weiteren Pilotbetrieb freigeschaltet wurde, stellt das Land Rheinland-Pfalz sukzessive allen Aufgabenträgern im Brand- und Katastrophenschutz sowie dem Rettungsdienst eine zentrale Wissens- und Informationsplattform zur Verfügung.

Auf der CeBIT 2011 hat der damalige Innenminister Karl Peter Bruch die Erweiterung der nationalen Kooperationsvereinbarung „POLIZEI Online“ mit unterzeichnet. Damit wurde u.a. der Grundstein zur Freischaltung des BKS-Portal.rlp als zentrale Wissens- und Informationsplattform für die Zusammenarbeit im Brand- und Katastrophenschutz (BKS) gelegt.

Um aufwendige neue Konzeptphasen zu vermeiden hatte Rheinland-Pfalz auf der CeBIT 2011 zunächst eine erste Machbarkeitsstudie auf Basis der im Praxiseinsatz bewährten Portallösung „POLIZEI ONLINE“ vorgestellt.

Anfang 2012 hat Herr Staatsminister im Ministerium des Innern und für Sport (MdI) Roger Lewentz auf dieser Basis das "Go" für die weitere Umsetzung gegeben. In relativ kurzer Zeit konnte, durch ein Team aus Mitarbeitern der Landesdienststellen und kommunalen Praktikern in Zusammenarbeit mit der Universität Koblenz-Landau, die ursprüngliche Lösung für den Praxiseinsatz im Brand- und Katastrophenschutz lauffähig gemacht werden.

Diese wurde dann auf der CeBIT 2013 für den weiteren Pilotbetrieb des Brand- und Katastrophenschutzportals innerhalb der Landesdienststellen sowie der beteiligten kommunalen Pilotteilnehmer als Ebenen-übergreifende Plattform freigeschaltet.

2. Rechtliche Rahmenbedingungen

Das Land Rheinland-Pfalz hat als Auftraggeber das ausschließliche Nutzungsrecht an der Anwendung „BKS-Portal.rlp“ sowie den Erweiterungen. Alle im Rahmen der Projektentwicklung mitwirkenden Aufgabenträger und Personen räumen dem Land das ausschließliche, dauerhafte, unbeschränkte, unwiderrufliche und übertragbare Nutzungsrecht an den Dienstleistungsergebnissen, Zwischenergebnissen und vereinbarungsgemäß bei der Vertragserfüllung erstellten Unterlagen ein. Dies gilt auch für die Hilfsmittel, die der Auftragnehmer bei der Erbringung der Dienstleistung entwickelt hat. Die Projektmitwirkenden bleiben - unberührt sonstiger Rechte Dritter - zur beliebigen Verwendung der Hilfsmittel und Werkzeuge, die sie bei der Erbringung der Dienstleistung verwendet haben, berechtigt. Das Land hat das Recht, die Ergebnisse unter Nennung von Auftragnehmer und Auftraggeber z.B. für weiterführende Projekte oder eigene Veröffentlichungen zu nutzen. Dies gilt auch für wissenschaftliche Publikationen seitens der Universität Koblenz-Landau.

3. Datenschutz

Die Mitarbeit im Rahmen des Projektes „BKS-Portal.rlp“ erfolgt auf Basis der Einweisung in die Portal-Bedienung durch die Universität Koblenz-Landau. Hiermit erklärt der Projektmitarbeiter, über die Erfassung der für das Dienstverhältnis in der Feuerwehr notwendigen persönlichen Daten in einem elektronischen Datenverarbeitungssystem unterrichtet worden zu sein.

Die Berechtigung zur Erfassung und der Umfang der erhobenen Daten sowie der Umgang damit ergeben sich aus §§ 39 LBKG 29 RettDG sowie § 12 LDSG.

Der Projektmitarbeiter kann zur Projektzwecken Daten Dritter aus sonstigen Datenquellen - insbesondere Datenmaterial seines kommunalen und sonstigen BKS-Aufgabenträgers - in das System „BKS-Portal.rlp“ eingeben, sofern er die Verwendbarkeit geklärt hat. Ein Zugriff und eine Nutzung der Daten im Rahmen des Projektes „BKS-Portal.rlp“ erfolgt vollumfänglich ausschließlich durch die Gemeinde (bzw. deren Einrichtung „Feuerwehr-), die unmittelbare Aufsichtsbehörde (bei kreisangehörigen Städten i.d.R. der Landkreis) sowie durch Dienststellen im Bereich des für den Brand- und Katastrophenschutz zuständigen Ministeriums zum Zwecke Konzeption der Web-Plattform „BKS-Portal.rlp“ sowie der Organisation der Aus- und Fortbildung, für statistische Auswertungen und zur Wahrnehmung von deren Aufsichtsfunktion.

Eine Weitergabe der Daten außerhalb des öffentlich-rechtlichen Bereiches der Feuerwehr erfolgt - vorbehaltlich bestehender gesetzlicher Verpflichtungen und eventueller zusätzlich getroffenen Vereinbarungen - nicht.

Auf Wunsch erhalten Betroffene Auskunft über die im Datenverarbeitungssystem über sie erfassten Daten.

4. Nutzungsbedingungen

Aus Gründen, welche in der Eigenart des ehrenamtlichen Feuerwehr- und Rettungsdienstes sowie Katastrophenschutz liegen kann eine Nutzung von PCs, welche sich nicht im Eigentum des Landes als datenverwaltenden Stelle befinden (z.B. kommunale oder privateigene PCs), als Endgerät für feuerwehrspezifische Anwendungen sowohl organisatorisch als auch wirtschaftlich notwendig sein.

Bei einer derartigen Nutzung - insbesondere für die Web-Plattform „BKS-Portal.rlp“ ist folgendes zu beachten:

  • dienstlich erhaltene Zertifikats-Dateien sind ausschließlich für dienstliche Zwecke zu verwenden und dürfen anderen Personen nicht zugänglich gemacht werden. Dienstlich erhaltene Zertifikate nachgeordneter Stellen dürfen nur zum Zwecke der Weitergabe an diese Stellen verwendet werden und nicht im System installiert werden (Ausnahme: temporär zur Fehlereingrenzung oder Anwenderunterstützung nach ausdrücklicher Zustimmung der anfordernden Stelle)
  • User-Accounts und Passwörter der Anwendung sind ausschließlich für dienstliche Zwecke zu verwenden und dürfen anderen Personen nicht zugänglich gemacht werden. Eine Speicherung von User-Account und Passwort mit den Funktionen des Internet-Browsers o.ä. ist nicht zulässig.
  • Es sind für änderungsberechtigte oder auf personenbezogene Daten - mit Ausnahme der Erreichbarkeiten - zugreifende User persönliche User-Accounts zu verwenden, deren Passwort jeweils nur einer Person bekannt ist.
  • Datenabfragen dürfen ausschließlich zu dienstlichen Zwecken gemacht werden, eine Weitergabe der gewonnenen Informationen für nichtdienstliche Zwecke ist unzulässig.
  • Datenauszüge mit personenbezogenen Daten dürfen auf PCs außerhalb der Anwendung „BKS-Portal.rlp“ nicht länger gespeichert werden, als zur Erfüllung des Zwecks der Anfertigung (z.B. Erstellung Serienbrief, Erstellung Auswertung) erforderlich ist.
  • Falls der PC nicht ausschließlich dienstlich berechtigten Nutzern zugänglich ist, so ist dafür Sorge zu tragen, dass die Browser-Verläufe nach Beendigung der Anwendungsnutzung „BKS-Portal.rlp“ gelöscht werden.
  • Falls der PC nicht ausschließlich dienstlich berechtigten Nutzern zugänglich ist, so sind gespeicherte Dateien mit vertraulichen oder datenschutzrechtlich relevanten Inhalten geeignet zu schützen (Passwortvergabe, User-Rechte o.ä.), dass ein Zugriff auf die Inhalte durch nicht dienstlich berechtigte Nutzer verhindert wird.
  • Eine Nutzung des „BKS-Portal.rlp“ auf Systemen im Eigentum oder in der Verfügungsgewalt von Institutionen oder Unternehmungen stehen, bei denen geschäftliche Interessen an der Nutzung der auf der Web-Plattform gespeicherten Daten bestehen können (z.B. Telefonmarketing u.ä.) ist nicht zulässig.

Durch die Zustimmung erklärt der Projektmitarbeiter ausdrücklich, dass er diese Regelungen und das Datengeheimnis (§ 8 LDSG etc.) wahren wird. Bei Nichtbeachtung sind je nach Beschäftigungsstatus dienstrechtliche, arbeitsrechtliche oder sich aus sonstigen Rechtsquellen (z.B. Satzung des kommunalen Aufgabenträgers) sowie strafrechtliche Konsequenzen möglich.

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